Dans un monde de plus en plus numérique où le télétravail est la nouvelle norme, nous nous posons souvent la question : Est-il possible d'envoyer une copie numérisée de notre arrêt maladie à l'employeur ? Voyons ensemble les aspects légaux et pratiques.
Le contexte légal
Dans le paysage législatif français, la transmission d'un arrêt de travail à l'employeur suit certaines directives. L'évolution numérique et les outils en ligne suscitent des interrogations sur la possibilité de scanner un arrêt de travail pour l'envoyer à son employeur.
- Il n'existe aucune interdiction formelle concernant cette pratique selon la loi. Cependant, elle stipule que le salarié doit informer son employeur dans les 48 heures suivant l'établissement du certificat médical.
- Certains textes juridiques précisent qu'une copie numérique ne peut pas remplacer une version originale papier en cas de litige.
- L'employeur pourrait refuser ce mode de communication s'il n'a jamais été pratiqué auparavant ou s'il n'est pas équipé pour recevoir des documents numériques.
- Même si vous transmettez votre arrêt maladie par voie électronique, l'exemplaire original doit toujours être envoyé également par courrier postal dans les délais légaux.
Il ressort donc que l'arrêt maladie peut être transmis via une version scannée mais cela doit toujours être accompagné d'un envoi physique du document original. Nous avons mentionné comment obtenir un arrêt de travail en ligne, sans entrer dans les détails. Ce point sera abordé dans la prochaine section à propos desdémarches nécessaires.
Les obligations
L'obligation du salarié
Concernant l’arrêt de travail, le salarié doit respecter certaines obligations. Il est impératif pour lui de transmettre son arrêt à son employeur dans les 48 heures qui suivent sa réception. Cette transmission peut se faire par courrier, en main propre ou sous forme numérique comme un scan. De surcroît, il doit adhérer aux horaires de sortie autorisés et se plier aux potentielles contre-visites médicales organisées par l’employeur.
L'obligation de l'employeur
En ce qui concerne l’employeur, il a aussi des obligations vis-à-vis des arrêts maladie. Il est contraint d'assurer le maintien d'une partie du salaire après une période d’attente généralement équivalente aux trois premiers jours d’absence (délai de carence). Il n'a pas la possibilité de refuser la réception d'un arrêt maladie sous prétexte qu'il est scanné et non original. Nous faisons ici une brève mention à la prescription de travail léger pour raison médicale qui implique certains droits et obligations tant pour le salarié que pour l'employeur.
La numérisation
Avançons maintenant dans la pratique même de la numérisation. Imaginez-vous confronté à votre arrêt de travail, un scanner à portée de main.
La transformation d’un document en une version électronique s'effectue simplement par l'utilisation d'un scanner ou d'une application mobile conçue pour cela. C'est un processus rapide et facile qui peut être accompli depuis le confort de son domicile.
Assurez-vous néanmoins que votre document soit parfaitement lisible et que toutes les informations essentielles y soient distinctement visibles : nom, prénom, dates précises du début et fin de l’arrêt… Un scan mal réalisé pourrait rendre certaines données indispensables pour justifier votre absence difficilement lisibles.
N'oubliez pas qu'il est nécessaire que vous gardiez l'original papier pendant toute la durée indiquée sur celui-ci, car il peut être requis par votre employeur ou par la Sécurité Sociale.
Les moyens de transmission
Transmission par email
L'envoi d'un arrêt de travail numérisé via un courrier électronique est une possibilité souvent utilisée. Cette méthode rapide et efficace est plébiscitée par les employeurs. Il est cependant nécessaire de faire en sorte que le document soit clairement lisible et aisément identifiable.
Utilisation d'une plateforme dédiée
Certaines sociétés mettent en œuvre des plateformes spécifiques pour faciliter la transmission des documents officiels, comme les arrêts de travail. Ces solutions digitales assurent une meilleure traçabilité du document transmis et offrent un environnement sécurisé pour sa conservation.
Les risques et les précautions
Envoyer un arrêt de travail numérisé à son employeur est une pratique courante et autorisée. Cette facilitation a des risques, notamment en ce qui concerne la sécurité des informations personnelles.
Par exemple, les scanners domestiques peuvent être vulnérables aux attaques informatiques. Un logiciel malveillant peut intercepter l'image capturée par le scanner avant même son envoi à votre employeur.
En plus du risque lié à la sécurité informatique, il faut considérer la qualité du document transmis. Un éclairage insuffisant ou une résolution basse pourraient rendre le document difficilement interprétable pour votre employeur.
Voici quelques mesures de précaution :
- Disposer d'un antivirus efficace et régulièrement mis à jour.
- Maintenir votre système d'exploitation et vos logiciels actualisés.
- S'assurer que le document est bien visible avant son envoi.
- Demander à votre employeur si un format spécifique est nécessaire.
L’envoi d’un arrêt de travail scanné est possible et légal mais comporte des risques. Il importe donc non seulement de protéger vos informations personnelles mais aussi celles contenues dans le document contre toute intrusion ou manipulation malintentionnée.
Les cas spécifiques
Le cas des salariés en télétravail
Un arrêt de travail n'est pas seulement réservé à ceux qui se déplacent physiquement pour travailler. Les individus travaillant depuis leur domicile ont également le droit à un arrêt maladie si leur état de santé l'exige. Même lorsque vous exercez votre profession depuis chez vous, une absence pour raisons médicales peut être justifiée et doit être communiquée à votre employeur, souvent via un document numérisé.
Les intérimaires face aux arrêts maladies
Les intérimaires ne sont pas exclus non plus. Leur condition spécifique ne les prive pas du privilège d'être en congé pour des raisons médicales. Bien que le processus puisse varier selon la société d'intérim, la numérisation et l'envoi électronique peuvent constituer une solution appropriée. Il est important de signaler qu'il y a certaines situations où il serait préférable d'éviter un arrêt de travail. En effet, chaque salarié doit être conscient de ses droits et obligations, notamment en ce qui concerne le droit au télétravail.
Les autres documents médicaux
Le bulletin d'hospitalisation
Après une hospitalisation, le patient reçoit un relevé de sortie servant de justificatif auprès de son employeur. Ce document regorge d'informations importantes : date et heure d'admission, date et heure de libération, nom du médecin en charge... Il est aussi valable que l'arrêt médical pour la période pendant laquelle l'employé était à l'hôpital. Il est recommandé de le numériser puis le transmettre à son employeur dans les meilleurs délais.
Le certificat médical
Dans des situations spécifiques comme des maladies liées au travail ou des accidents professionnels, un certificat médical peut être requis par l'employeur. Ce dernier fournit une description détaillée du diagnostic tout en respectant la discrétion requise autour du patient. Comme avec l’arrêt médical ou le bulletin d’hospitalisation, il convient de créer une copie numérique à envoyer au responsable.
La fiche d’aptitude au travail
Au rétablissement suite à une absence prolongée causée par un problème santé, il se pourrait qu'une évaluation soit nécessaire afin de vérifier si l’employé est capable de reprendre ses fonctions professionnelles normalement. Après cet examen effectué par le médecin du travail ou occasionnellement un expert mandaté par l’entreprise selon la gravité des cas , ce dernier émettra une fiche attestant votre aptitude au travail. Cette dernière doit être remise sans tarder à votre supérieur.
Ces trois documents sont importants pour justifier toute absence, certifier la nature professionnelle d'une maladie ou rassurer sur l'aptitude à reprendre le travail après une période d'interruption prolongée. Comme pour votre arrêt de travail, n'hésitez pas à les numériser et les partager avec votre employeur tout en respectant les délais légaux.
La conclusion
Pour résumer, la dématérialisation de l'arrêt de travail est une option tout à fait réalisable. Le transfert d'un arrêt maladie numérisé à son supérieur comporte des atouts indiscutables, tels que la promptitude et la facilité d'exécution. Néanmoins, on ne doit pas négliger le fait que ce justificatif doit être gardé soigneusement dans sa forme originelle pour faire face aux possibles demandes de vérification.
Bien entendu, chaque cas est singulier et pourrait nécessiter une tactique distincte. C'est pourquoi nous vous suggérons toujours de consulter votre service des ressources humaines ou votre praticien en cas de doute. La maxime reste : veiller au respect des obligations légales et assurer le bien-être du salarié tout en garantissant le bon déroulement des activités au sein de l'entreprise.
